Stad Gent ontwikkelt participatief een vastgoedvisie voor 2050

Het afgelopen jaar begeleidde Bedenk een participatief traject binnen de Stad Gent om tot een gedragen vastgoedvisie te komen in een complexe, multi-stakeholderomgeving. We spraken met initiatiefnemers Karin Stemgée, Departementshoofd Facility Management, en Els Vandenbulcke, Coördinator Strategisch Vastgoed, over hun ervaringen en inzichten.

Karin Stemgée, Departementshoofd Facility Management

Een complexe vastgoedpuzzel

Gent, bekend als de stad van de stroppendragers en de Gentse Feesten, is met 270.000 inwoners de derde grootste stad van België. Zo’n dynamische stad draaiende houden, brengt de nodige complexiteit met zich mee, vooral op vastgoedgebied.

Karin: “We hebben eigenlijk heel veel vastgoed in Gent, zo’n 600 gebouwen. Dat komt neer op 1,5 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak. De uitdagingen zijn enorm: klimaatneutraliteit, wettelijke conformiteit, een groeiende en veranderende vraag naar ruimte, en natuurlijk de financiële kant van het verhaal.

Bovendien hadden mijn collega’s binnen de verschillende stadsdiensten elk hun eigen ideeën over het vastgoed dat ze nodig hadden. Het was dringend nodig om de neuzen in dezelfde richting te krijgen.

Els Vandenbulcke, Coördinator Strategisch Vastgoed

Welke gebouwen hebben we nodig en waarom? Wat behouden we, waarin investeren we, en wat laten we los richting 2050? Als je niet weet waar je heen moet, is geen enkele wind de goede.”

Els: “Er waren in het verleden wel al pogingen gedaan om zo’n visie te ontwikkelen, zowel intern als met externe partners. Maar die pogingen bleven eerder high level en resulteerden niet in een gedragen visie.

Een groot probleem was dat we met veel machinisten op één spoor zaten. Iedereen werkte op zijn eigen terrein. Er was geen gezamenlijk doel. Daardoor bleef het resultaat altijd fragmentarisch en zat iedereen uiteindelijk vast.”

Een nieuwe aanpak

Karin en Els beseften dat een andere aanpak nodig was, een aanpak die álle betrokkenen aan boord zou krijgen.

Karin: “Bij mijn vorige werkgever, Port of Antwerp, heb ik geleerd hoe je met externe facilitators en korte sprints snel tot werkbare resultaten komt. Die ervaring gaf me vertrouwen in deze methodiek, zeker omdat ik wist dat dit een moeilijk project zou worden.”

Els: “We hadden een ervaren partner nodig voor dit complexe en delicate proces, vooral door het stakeholdermanagement. Ik kende Bedenk vanuit mijn tijd bij IMinds. Toen zaten we in een mediasector die volop in een disruptieve fase zat. De sfeer was er vooral één van moordende concurrentie, tegen elkaar vechten in plaats van samen aan één zeel te trekken. Maar jullie zijn er toen in geslaagd om die mensen te laten samenwerken en één visie te formuleren hoe ze hun sector zouden redden. Die atypische aanpak vond ik een perfecte match voor dit project.”

Zelfs deelnemers met 20 jaar ervaring bij de stad gaven aan dat ze dit nog nooit hadden meegemaakt

Deelnemers presenteren tussentijdse resultaten aan elkaar tijdens één van de visieworkshops

De kracht van grondige voorbereiding

Al snel werd duidelijk dat het succes van dit traject zou staan of vallen met de voorbereiding.

Els: “We hebben geen mandaat als Dienst Vastgoed om zomaar een vastgoedvisie te lanceren. Het was dus essentieel om een ‘coalition of the willing’ te creëren. Dat betekende veel praten, luisteren en mensen overtuigen. Je moet de juiste persoon, met het juiste beslissingsvermogen, op het juiste moment op de juiste plaats krijgen. Dat proces heeft maanden geduurd, maar ik denk dat we daar goed in zijn geslaagd.”

In een reeks workshops werd er eerst gewerkt aan psychologische veiligheid. Alleen op die manier kon er open en constructief gediscussieerd worden, van het verleden en heden stapsgewijs naar een gezamenlijke toekomstvisie voor 2050.

Els: “Ik denk dat er veel veranderde toen mensen écht naar elkaar begonnen te luisteren. Het besef groeide dat de mening van de ander waardevol is, ook binnen een vastgoedverhaal. Mensen moesten leren om niet alleen naar hun eigen situatie te kijken, maar ook rekening te houden met wat anderen nodig hebben.

Zelfs deelnemers met 20 jaar ervaring bij de stad gaven aan dat ze dit nog nooit hadden meegemaakt. Het was echt een nieuwe manier van samenwerken die we introduceerden.”

Feedback workshop met de politiek

Politieke goedkeuring als sleutel tot succes

Naast de ambtenarij speelde uiteraard ook de politiek een belangrijke rol.

Karin: “Van tevoren hebben we goed nagedacht over hoe we de politiek mee aan boord konden krijgen. De stemming daar was cruciaal voor het succes van het resultaat.

Om de scheiding tussen het ambtelijke en politiek proces te behouden, werden voorlopige teksten in iteraties aan de politici voorgelegd, waarbij ook zij op een interactieve manier feedback konden geven.

Els: “Ik herinner me dat politici niet gewend waren aan een workshop met post-its. Meestal kijken ze elkaar aan en wordt het een strategisch schaakspel. Maar deze nieuwe aanpak werkte. Het resultaat? Constructieve feedback en uiteindelijk goedkeuring door de gemeenteraad.”

Van een vastgelopen tanker naar een heldere toekomstvisie

Karin en Els kijken tevreden terug op het proces en de resultaten.

Karin: “We hebben ingezien dat vastgoed, net als financiën en human capital, een cruciaal instrument is voor het realiseren van beleid. Mijn collega’s doorheen de organisatie zijn heel tevreden over het resultaat. We hebben een visie waar iedereen achter staat.”

Els: “Tijdens de eerste workshop koos ik een beeldkaart van de tanker die vastzat in het Suezkanaal als metafoor voor onze situatie. Door de methodiek en het begeleidingstraject hebben we die tanker echt in beweging gekregen.”

Mensen kunnen veel meer dan ze denken, zeker als ze goed begeleid worden door een onafhankelijke partij

Een advies aan andere organisaties

Tot slot delen Karin en Els hun inzichten:

Els: “Mensen kunnen veel meer dan ze denken, zeker als ze goed begeleid worden door een onafhankelijke partij. Zelfs de grootste sceptici zijn overtuigd van het resultaat.”

Karin: “De sprintmethodiek waarbij je iedereen betrekt, is essentieel. Het is breed toepasbaar en kan organisaties echt vooruithelpen.”

Dankzij de participatieve aanpak en de samenwerking met Bedenk heeft Stad Gent niet alleen een duidelijke vastgoedvisie voor 2050, maar ook een nieuwe manier van samenwerken die de organisatie structureel versterkt.

Wil je jouw (innovatie)strategie ontwikkelen?

Ontdek hoe wij jou en jouw team hierin kunnen begeleiden!

Naar innovatiestrategie

Meer weten?

Wil je weten hoe wij je kunnen helpen?

Contacteer ons